Internkontroll: et avvik trenger mer enn en underskrift
Lær ordene avvik, tiltak, ansvarlig og oppfølging gjennom et konkret forbedringsarbeid på et skjenkested.
Internkontroll betyr at virksomheten arbeider systematisk for å følge kravene. Det er ikke bare navnet på en perm. På et skjenkested må kunnskap, ansvar og rutiner fungere i den daglige driften.
Et avvik er et forhold som ikke stemmer med et krav eller en fastsatt rutine. Et tiltak er noe virksomheten gjør for å rette eller forebygge problemet. Oppfølging betyr å undersøke om tiltaket faktisk virker. Ordene beskriver forskjellige deler av arbeidet.
En hendelse ved uteserveringen
Et oppdiktet sted oppdager at ingen hadde tydelig ansvar for å følge med på uteserveringen under et vaktskifte. Hendelsen skrives inn som «uklar oppfølging ute». En ny medarbeider, Pavel, spør hva som skal skje videre. Svaret «alle må være mer oppmerksomme» gir ham lite hjelp til neste vakt.
Pavel foreslår at beskrivelsen deles i fire spørsmål. Hva skjedde? Hvorfor ble ansvarslinjen uklar? Hva endres før neste vakt? Hvordan skal lederen kontrollere at endringen fungerer? Dette er en måte å forstå arbeidsdokumentet på, ikke en ferdig vurdering av et lovbrudd.
| Felt i loggen | Nyttig innhold |
|---|---|
| Hendelse | Konkrete observasjoner og tidspunkt |
| Risiko | Hva kunne svikten føre til? |
| Tiltak | Hvilken arbeidsmåte skal endres? |
| Ansvarlig | Hvem sørger for gjennomføringen? |
| Oppfølging | Når og hvordan kontrolleres resultatet? |
Før ansvaret fordeles, må stedet vite hvilket skjenkeareal bevillingen omfatter. En rutine for et nytt bord er ikke i seg selv dokumentasjon på at bordet står innenfor det avklarte området.
Dokumentasjon og praksis må henge sammen
En signert rutine viser at et dokument er mottatt eller gjennomgått. Den viser ikke alene at alle klarer å bruke rutinen under tidspress. En ny medarbeider kan trenge forklaring av ord, roller og hvem som skal kontaktes ved tvil.
Bevillingshaveren har ansvaret for internkontrollen. Styrer og stedfortreder har egne plikter i utøvelsen av bevillingen. Å skrive navnet til en tilfeldig ansatt i avviksloggen flytter ikke automatisk dette ansvaret.
Øv på et bedre tiltak
Sammenlign «vær forsiktig» med «ansvar for uteområdet overleveres uttrykkelig ved hvert vaktskifte». Den andre setningen beskriver en handling det er mulig å undersøke. Den kan fortsatt være utilstrekkelig for et bestemt sted, men leseren forstår hva som skal gjennomføres.
Når tiltaket er prøvd, må resultatet vurderes. Kanskje overleveringen fungerer på rolige vakter, men svikter når flere begynner samtidig. Da må rutinen forbedres igjen. At et avvik lukkes i et datasystem er ikke bevis på at risikoen er borte.
Les styrerbytte og godkjenning og prikker og formell reaksjon.
Helsedirektoratets internkontrollguide og kommentarene til styrerens ansvar er offentlige kilder. Beint gir uavhengig begrepsforklaring.