Retten til sletting har lovlige unntak
Forstå hvorfor avsluttet konto og slettede personopplysninger ikke er det samme. Et eksempel viser formål, lovlige unntak og spørsmål til svaret.
Når du avslutter en konto, kan du ønske at virksomheten glemmer alt om deg. Retten til sletting kan støtte et slikt ønske, men den gir ikke automatisk rett til å fjerne enhver opplysning samme dag. Opplysninger kan være samlet inn til forskjellige formål, og noen kan være nødvendige å beholde på et lovlig grunnlag.
Det nyttige spørsmålet er derfor ikke bare «Kan jeg slettes?». Spør også: Hvilke data gjelder ønsket, hvorfor beholdes de, og hva er begrunnelsen for at akkurat disse opplysningene fortsatt er nødvendige?
Jonas avslutter en digital bestillingstjeneste
Jonas har i dette oppdiktede eksemplet brukt en tjeneste til å bestille reparasjon av en sykkel. Etter at oppdraget er ferdig, avslutter han kontoen. Han ber om at personopplysningene hans slettes.
Virksomheten svarer at «reglene krever at vi beholder data». Jonas vet ikke om svaret gjelder profilbildet hans, ønsket om å få påminnelser, beskjeder om selve reparasjonen eller dokumentasjon på betalingen. Han ser bare at kontoen er stengt.
Her har både forespørselen og svaret behov for mer presisjon. Å stenge innloggingen viser ikke alene at alle data er slettet. En generell henvisning til «reglene» forklarer heller ikke hvorfor alt skulle måtte oppbevares.
Jonas lager en oversikt før han følger opp:
| Opplysning eller funksjon | Hva han vil avklare |
|---|---|
| Profilbilde og valgfritt kallenavn | Har de noe nødvendig formål etter avslutningen? |
| Valg om påminnelser | Er denne bruken stoppet, og bygger den på samtykke? |
| Opplysninger knyttet til bestillingen | Hvilket konkret behov begrunner fortsatt lagring? |
| Betalingsdokumentasjon | Hvilke opplysninger må beholdes etter aktuelle regler? |
| En pågående uenighet om reparasjonen | Er bestemte data nødvendige for å håndtere et rettskrav? |
Tabellen fastsetter ingen lagringstid. Den hjelper ham å se at ett kundeforhold kan inneholde flere behandlinger som må vurderes hver for seg.
Et formål kan falle bort mens et annet består
Personopplysninger skal ikke lagres bare fordi virksomheten en gang fikk dem. Samtidig kan nødvendig lovpålagt oppbevaring eller håndtering av rettskrav gi et lovlig unntak fra sletting. Datatilsynets veiledning om sletteretten beskriver både vilkår og unntak.
Det er derfor for enkelt å si at «avsluttet konto betyr slett alt». Det er også for enkelt å si at «én oppbevaringsplikt betyr behold alt». Dersom et avgrenset sett med opplysninger må dokumentere en transaksjon, følger det ikke uten videre at et profilbilde eller tidligere markedsføringsvalg har samme nødvendige oppbevaringsbehov.
I Jonas’ tilfelle må virksomheten forklare hvilke kategorier opplysninger svaret gjelder. Kanskje noen slettes, mens andre beholdes til et nærmere angitt formål. Et slikt delt svar kan være mer opplysende enn at hele forespørselen enten beskrives som «godkjent» eller «avslått».
Spør etter begrunnelsen, ikke etter et løfte om umiddelbar sletting
En oppfølging kan være: «Jeg ønsker at opplysninger som ikke lenger er nødvendige, slettes. For opplysninger dere mener må beholdes, ber jeg om en forklaring på hvilke data dette gjelder, grunnlaget for lagringen og hvordan oppbevaringstiden bestemmes.»
Jonas behøver ikke gjette hvilken sektorregel som gjelder før han ber om en forklaring. Han bør heller ikke godta en lagringsfrist han finner på en tilfeldig nettside som fasit for alle opplysninger. Formålet, virksomhetens rolle og aktuelle regler kan være forskjellige.
Hvis han ikke vet hva som finnes, kan det være nyttig å be om innsyn i egne personopplysninger først eller samtidig. Innsyn og sletting har ulike formål: Det ene hjelper ham å forstå behandlingen, mens det andre ber om at bestemte opplysninger fjernes når vilkårene er oppfylt.
Kontroller hva svaret faktisk betyr
Etter svaret kan Jonas undersøke tre separate forhold. Er kontoen avsluttet? Er bruk som ikke lenger skal skje, stoppet? Og er opplysninger slettet eller beholdt på et forklart grunnlag? Et ord som «deaktivert» besvarer ikke nødvendigvis alle tre.
Han tar vare på forespørselen og begrunnelsen han mottar. Dersom virksomheten avslår deler av ønsket, kan han be om at avslaget forklares konkret. Datatilsynets veiledning om håndtering av rettigheter omtaler virksomhetens plikt til å legge til rette og gi svar.
Han sender henvendelsen i tjenestens oppgitte kanal, uten å dele passord. Begreper som vedlegg og bekreftelse forklares i guiden om digitale skjema og søknader. En bekreftelse på mottak betyr at henvendelsen er kommet frem; den betyr ikke i seg selv at alle opplysningene er slettet.
Slik blir målet mer presist enn «fjern meg fra internett»: Stans eller fjern det som ikke lenger har grunnlag, og få en forståelig begrunnelse for det som fortsatt skal beholdes.