Brannvern i leide lokaler: eier og bruker har egne plikter
Utleiers brannmappe erstatter ikke leietakerens egne plikter. Skill bygningsinformasjon fra bruk, rutiner og den toveis informasjonen partene trenger.
En leietaker kan ha egne brannforebyggende plikter selv om utleieren eier bygget og oppbevarer teknisk dokumentasjon. Eierens ansvar og brukerens ansvar gjelder forskjellige deler av brannsikkerheten. En leieavtale gjør ikke automatisk den ene parten fri for alle offentlige plikter.
Eieren må blant annet kjenne byggverkets brannsikkerhet og gi relevante opplysninger om forutsetningene for bruk. Den som har rett til å bruke lokalene, må på sin side sørge for forsvarlig bruk og ivareta sine egne rutiner og dokumentasjonskrav. Samme virksomhet kan være både eier og bruker, men funksjonene kan også ligge hos forskjellige aktører.
Entreprenørfirmaet flytter inn på nytt kontor
Et tenkt entreprenørfirma leier faste kontorlokaler som base for administrasjonen. Utleieren sender en mappe med opplysninger om bygget. Kontorlederen Fatima mener først at brannarbeidet dermed er ferdig, fordi det er utleieren som betaler for byggets tekniske anlegg.
Når ansatte spør om rutiner for bruk og informasjon, finner hun ikke svarene i mappen. Den beskriver bygget, men ikke nødvendigvis hvordan firmaet har organisert sin virksomhet i lokalene. Utleieren kjenner heller ikke alle planer for arealbruken.
Dette er et kontoreksempel i en eksisterende bygning. Det handler ikke om dimensjonering av rømningsveier på en skiftende byggeplass eller gjennomføring av varmt arbeid. Slike forhold krever sine egne vurderinger. Her er spørsmålet hvilke opplysninger og rutiner partene må ivareta som eier og faktisk bruker.
Informasjonen går i begge retninger
| Fra hvem? | Hva kan den andre parten trenge å forstå? | Hvilken antakelse bør unngås? |
|---|---|---|
| Eier til bruker | Byggets forutsetninger og relevante brannsikkerhetsopplysninger | At alle forutsetninger kan leses ut av en nøkkeloverlevering |
| Bruker til eier | Faktisk bruk og endringer med betydning for brannsikkerheten | At eieren kjenner virksomheten uten informasjon |
| Bruker til egne medarbeidere | Nødvendige rutiner og hva som gjelder i lokalene | At en mappe på én leders PC er kjent for alle |
| Partenes oppfølging | Hvem som håndterer avvik og relevante endringer | At en privatrettslig avtale sletter alle offentlige plikter |
Dette er et informasjonskart, ikke en komplett brannvernplan. Ingen bør aktivere alarmer eller teste farlige forhold for å fylle ut tabellen. Nødvendig faglig vurdering og avtalte rutiner må brukes.
Eierens opplysninger må nå den som faktisk bruker bygget
DSBs veiledning forklarer eierens plikter til kunnskap, informasjon og oppfølging av sikkerhetsinnretninger. Informasjonen må være relevant for brukeren. Den skal gjøre det mulig å forstå hvilke forutsetninger som gjelder, ikke bare dokumentere at en stor fil er sendt.
DSBs spørsmål og svar omtaler også fremleie. Formålet med informasjonen er ikke oppfylt hvis den stopper hos et mellomledd som ikke selv bruker lokalene. Eieren må forholde seg til hvem som faktisk har retten til bruk, og partene trenger en fungerende informasjonskjede.
For Fatima betyr det at hun må vite hvilke dokumenter som gjelder de leide lokalene, og hvilke bruksforutsetninger firmaet må følge. Et dokument for en annen etasje eller tidligere bruk skal ikke uten videre behandles som riktig grunnlag.
Brukerens rutiner kan ikke erstattes av teknisk dokumentasjon
Forskrift om brannforebygging har egne bestemmelser for brukere og for virksomheters systematiske arbeid. Virksomheten må blant annet sikre bruk som forebygger unødig brannrisiko og ha nødvendige rutiner og dokumentasjon innenfor sitt ansvar.
At utleieren ivaretar en teknisk oppgave, betyr ikke at Fatimas firma er fritatt fra å gjøre egne medarbeidere kjent med relevante forhold. Omvendt betyr ikke firmaets interne rutine at eierens tekniske og bygningsmessige plikter er oppfylt.
Sikkerhet og beredskap gir språk for å forstå beskjeder og be om hjelp. Kunnskap om ordene må knyttes til de faktiske lokalene og virksomhetens avklarte rutiner.
Avtal oppgaver uten å miste ansvarsbildet
Partene kan avtale hvem som utfører bestemte praktiske oppgaver. Det er likevel viktig å skille slik oppgavefordeling fra hvem regelverket retter en plikt mot. Et avtaleutdrag bør derfor leses sammen med forskriften og den konkrete bruken.
Samordning på felles arbeidsplass viser en annen type samarbeid om arbeidsmiljø. Også her er poenget at samarbeid trenger tydelige funksjoner, uten at alt ansvar blir ett felles og uavklart ansvar.
Fatimas neste gjennomgang bør derfor avklare hva eieren har opplyst om, hva firmaet selv må dokumentere og hvordan endringer meldes mellom partene. En slik oversikt hjelper mer enn et generelt «utleier ordner brannvern» når medarbeiderne trenger forståelige svar.