Byggherrens representant: les pliktene og fullmaktene
Prosjektledertittel alene viser ikke hvilke byggherreplikter som er avtalt. Skill representant, koordinator, plikter, fullmakter og byggherrens oppfølging.
Titlene byggherrens representant og koordinator beskriver forskjellige funksjoner. Det avgjørende er hvilke plikter og fullmakter som faktisk er avtalt skriftlig, ikke bare hvilken tittel en person bruker i et møte. Byggherren blir heller ikke uten videre fri for ansvar ved å engasjere en annen.
En byggherre er den som får utført bygge- eller anleggsarbeidet. Denne artikkelen gjelder et prosjekt med en profesjonell byggherre. Reglene for en forbruker som får utført arbeid til privat bruk, har egne avgrensninger og skal ikke leses som om alle pliktene er identiske.
Én person, to navn på prosjektet
Et tenkt eiendomsselskap oppfører et næringsbygg. Prosjektlederen Oskar blir omtalt både som koordinator og som byggherrens representant. Når en oppgave ikke er fulgt opp, antar flere at den andre funksjonen sikkert dekker den.
Selskapet finner en generell avtale om prosjektledelse, men ingen tydelig beskrivelse av hvilke plikter etter byggherreforskriften som er lagt til Oskar. Han kan koordinere enkelte forhold uten å ha fått mandat til å treffe alle beslutninger som kreves i byggherrens navn.
Problemet er derfor ikke løst ved å velge den fineste tittelen. Partene må undersøke hvilken rolle han har, hvilke oppgaver som omfattes og om han har de fullmaktene oppgavene forutsetter. Det er et dokument- og ansvarsspørsmål før det er en diskusjon om hvem som hadde flest møter.
Tre funksjoner som bør leses hver for seg
| Funksjon | Hvilket spørsmål må avklares? | Hva følger ikke automatisk? |
|---|---|---|
| Byggherre | Hvem har byggherrepliktene? | At en innleid rådgiver overtar alt ansvar |
| Byggherrens representant | Hvilke plikter og fullmakter er avtalt skriftlig? | At alle oppgaver følger av prosjektledertittelen |
| Koordinator | Hvilken koordinering er avtalt for aktuelle faser? | At koordinering er samme mandat som representasjon |
| Arbeidsgiver på prosjektet | Hvilket ansvar har virksomheten for egne arbeidstakere? | At byggherrens organisering opphever dette ansvaret |
Tabellen er en begrepsoversikt. Den er ikke en standardavtale og fastslår ikke hvilke konkrete fullmakter Oskar bør ha. Avtalen og organiseringen må passe til prosjektet og regelverket.
Skriftlighet skal gjøre oppdraget forståelig
Byggherreforskriften § 16 åpner for at byggherren og en representant kan avtale at representanten gjennomfører nærmere angitte plikter på byggherrens vegne. Avtalen skal være skriftlig og klargjøre plikter og fullmakter. Byggherren må også følge opp at representanten ivaretar oppgavene.
En formulering om å bistå generelt kan derfor ikke uten videre behandles som dokumentasjon på enhver delegert plikt. I Oskars prosjekt må man kunne finne den aktuelle oppgaven igjen i avtalen og forstå hvem som kan gjøre nødvendige avklaringer.
Skriftlighet betyr ikke at ansvar blir ufarlig papirarbeid. Hvis en person har en oppgave, men mangler reell mulighet til å få den gjennomført, må organiseringen undersøkes. Et signert dokument og en fungerende arbeidsfordeling er ikke alltid det samme.
Koordinatorrollen har sitt eget grunnlag
Forskriftens regler om koordinering skiller mellom faser og oppgaver. Det skal være tydelig hva koordinatoren skal gjøre, og hvilket mandat som gjelder. Byggherren må blant annet vurdere om andre oppgaver kan komme i konflikt med koordinatoroppgaven og følge opp funksjonen.
At Oskar også kjenner entreprenørens fremdrift godt, er ikke i seg selv en konklusjon om rollekonflikt. Men flere hatter må vurderes ut fra faktiske interesser og oppgaver. Prosjektet bør ikke bruke dobbeltrollen som grunn til å hoppe over denne vurderingen.
Hovedbedrift og samordning forklarer en annen funksjon på en felles arbeidsplass. Hovedbedriftens samordning og byggherrens koordinering må heller ikke gjøres til to navn på én universell rolle.
Begynn med oppgaven som mangler
Når et gap oppdages, kan prosjektet identifisere hvilken plikt eller avklaring det gjelder, finne riktig avtale og undersøke hvem som har myndighet. Det er mer presist enn å spørre hvem som vanligvis blir kalt ansvarlig på byggeplassen.
HMS-ansvar og opplæring minner om at arbeidsgivere fortsatt må ivareta sine egne plikter. En tydelig representantavtale er ett ledd i organiseringen, ikke en generell fritakserklæring for andre aktører.
I Oskars eksempel må rollene bli lesbare før man kan stole på fordelingen. Det viktige resultatet er at plikt, fullmakt og oppfølging henger sammen i prosjektet, også når én person har mer enn én funksjon.