Hjemmekontor: fast ordning og tilfeldig hjemmearbeid
Et fast hjemmekontormønster må vurderes som den ordningen det faktisk er. Skill sporadisk arbeid, skriftlig avtale og ansvar for arbeidsmiljøet.
En tilfeldig dag hjemme med en oppgave og en fast ukentlig hjemmekontordag kan se like ut ved kjøkkenbordet. Rettslig er det likevel viktig å undersøke om hjemmearbeidet er en etablert ordning eller kortvarig og sporadisk. Det er ikke navnet fleksibilitet som avgjør om hjemmekontorforskriften gjelder.
Forskriften gjelder arbeid i arbeidstakerens eget hjem og har et unntak for kortvarig eller sporadisk arbeid, med et forbehold når arbeidet bare utføres hjemme. Når ordningen omfattes, kreves som utgangspunkt en skriftlig avtale i tillegg til den ordinære arbeidsavtalen.
Fra én forespørsel til en fast ukedag
I et tenkt eksempel spør Erik om å avslutte en skriveoppgave hjemme en ettermiddag. Senere inngår han og lederen en fast ordning der han arbeider hjemme hver torsdag over lengre tid. De fortsetter likevel å omtale ordningen som at han bare tar med noen oppgaver hjem.
Nå er ikke den første forespørselen en tilstrekkelig beskrivelse av den faktiske ordningen. Fasthet, varighet og omfang må undersøkes på nytt. Det at Erik selv ønsket løsningen, fjerner ikke automatisk behovet for avtale eller arbeidsgiverens ansvar.
Eksemplet gjelder eget hjem. Arbeid fra et kundekontor, en hytte eller et annet land kan reise andre spørsmål om arbeidssted, regelverk og avtale. De situasjonene skal ikke fylles inn i denne vurderingen uten videre.
Opplysninger som avklarer hva ordningen er
| Spørsmål | Sporadisk hendelse i eksemplet | Fast ordning i eksemplet |
|---|---|---|
| Når arbeides det hjemme? | Én konkret ettermiddag | Hver torsdag |
| Hvor lenge skal det fortsette? | Oppgaven avsluttes | Ordningen gjelder fremover |
| Hva bygger det på? | En enkelt avklaring | En etablert løsning mellom partene |
| Hva må dokumenteres? | Hva som faktisk er avtalt om hendelsen | Om forskriftens vilkår gjelder og nødvendig skriftlig avtale |
Tabellen fastsetter ingen universell grense på et bestemt antall timer. Det er den reelle ordningen og forskriftens avgrensning som må vurderes. Et fast ukentlig mønster kan ikke uten videre gjøres sporadisk ved å gi hver torsdag en ny kalenderinvitasjon.
En ekstra avtale har en bestemt funksjon
Den skriftlige avtalen etter forskriften skal konkretisere hjemmearbeidet i tillegg til den vanlige arbeidsavtalen. Den skal blant annet omfatte omfanget, arbeidstiden og forhold rundt utstyr. Andre punkter kan være tilgjengelighet, varighet, prøveordning og hvordan løsningen kan endres eller avsluttes, avhengig av bestemmelsene og ordningen.
For Erik er nytten praktisk: Han og lederen kan se om torsdag betyr hele dagen, hvilket tidsrom han arbeider, og hvem som følger opp utstyret. Det er ikke tilstrekkelig at de begge liker hjemmekontor hvis de legger forskjellige ting i avtalen.
Forskriften har også en særregel ved hjemmearbeid som skyldes pålegg eller anbefaling fra myndighetene. Da kan skriftlig informasjon etter de nærmere vilkårene erstatte avtale, og informasjonen skal drøftes med tillitsvalgte før den gis. Dette er ikke en generell adgang til å erstatte enhver fast ordning med en kort e-post.
Arbeidsgiverens ansvar flytter ikke ut av bildet
Når arbeidet utføres hjemme, er det fortsatt arbeid. Arbeidsgiveren skal innenfor forskriftens ramme følge opp at arbeidsforholdene er forsvarlige. Arbeidstakeren skal medvirke. Ansvar for arbeidsmiljøet blir ikke borte fordi en stol eller datamaskin allerede finnes i boligen.
Samtidig gir ikke arbeidsgiveransvaret en generell rett til å gå inn i hjemmet uten avtale. Erik bør kunne få forklart hvordan oppfølgingen gjennomføres og hvordan privatlivet respekteres. Denne artikkelen beskriver ikke en teknisk kontroll av arbeidsplassen eller en bestemt ergonomisk løsning.
HMS-ansvar og opplæring gir bakgrunn for ansvarsdelingen. Her er det konkrete poenget at en etablert hjemmearbeidsordning må beskrives, ikke bare omtales som personlig bekvemmelighet.
Utgifter og skatt er egne spørsmål
Om arbeidsgiveren dekker skjerm, internett eller bruk av et rom, er ikke samme spørsmål som forskriftens krav til en skriftlig ordning. En refusjon eller et utstyrskjøp etablerer ikke alene en fullstendig hjemmekontoravtale. Omvendt avgjør ikke en arbeidsavtale automatisk skattebehandlingen av alle utgifter.
Erik kan derfor dele opp samtalen: Først arbeidssted, omfang og avtale. Deretter nødvendig utstyr og arbeidsmiljøoppfølging. Til slutt de økonomiske spørsmålene som må vurderes på riktig grunnlag. Det gir mer klarhet enn å samle alt under én merkelapp.
Ord om arbeidssted og arbeidstid finnes i arbeidskontrakt og arbeidsvilkår. Når ordningen endres fra en enkelt ettermiddag til fast torsdag, bør dokumentasjonen følge den faktiske endringen. Det er den nye situasjonen som skal forstås.