Motstridende krav: hvem avklarer prioriteten?
To tydelige beskjeder kan kollidere om tid og ressurser. Beskriv motstriden og finn hvem som har myndighet til å avklare prioriteten.
To tydelige beskjeder kan bli et uklart arbeidskrav når de ikke lar seg oppfylle samtidig. Motstridende forventninger handler derfor ikke bare om dårlig formulerte ord. Frister, ressurser og prioriteringsmyndighet kan være like viktige som selve beskjeden.
Et spørsmål om prioritering bør ikke automatisk behandles som manglende vilje til å arbeide. Den ansatte kan ha forstått begge instruksene godt og likevel mangle en mulig vei for å oppfylle dem innenfor de gitte rammene.
Montøren som får to oppdrag samtidig
I et tenkt byggeprosjekt får Asha beskjed fra en arbeidsleder om å prioritere fremdriften på en bestemt del av prosjektet. Samtidig ber en annen ansvarlig om at hun setter av tid til en nødvendig faglig avklaring før neste fase. Begge omtaler oppdraget som det viktigste.
Asha vet hva de to forventer, men ikke hvem som kan avklare rekkefølgen eller endre ressursene. Hun får ikke mer tid ved å lese beskjedene en gang til. Hvis hun velger på egen hånd uten avklaring, kan hun dessuten bli holdt ansvarlig for at den andre forventningen ikke ble møtt.
Eksemplet gir ingen tillatelse til å hoppe over kontroll, velge en risikofylt arbeidsmetode eller utføre arbeid uten nødvendig kompetanse. Spørsmålet kommer før slike valg: Hvordan blir motstriden synlig for den som har myndighet til å avklare den?
Beskriv konflikten uten å velge en farlig snarvei
| Del av avklaringen | Opplysning Asha kan beskrive | Hva den ansvarlige må ta stilling til |
|---|---|---|
| Oppdrag | Hvilke to forventninger gjelder? | Om de faktisk lar seg kombinere |
| Tid | Når må hver oppgave være ferdig? | Om rekkefølge eller frist må endres |
| Ressurser | Hvilken kapasitet er lagt til grunn? | Om forutsetningene er realistiske |
| Myndighet | Hvem ga beskjedene? | Hvem som kan prioritere og informere begge |
Dette er et språkverktøy for å beskrive organiseringen. Det er ikke en full sikkerhetsanalyse eller et skjema som overfører arbeidsgiveransvaret til Asha. En utfylt tabell godkjenner heller ikke gjennomføringen av oppgavene.
Uklart og motstridende er beslektet, men forskjellig
Et uklart krav kan være at ingen vet hva «ferdig» betyr. Et motstridende krav kan være at to tydelig definerte leveranser forutsetter samme tid eller ressurser. Begge kan ha betydning for det psykososiale arbeidsmiljøet, men de trenger ikke samme avklaring.
For Asha vil det derfor hjelpe å si mer enn «jeg er stresset». Hun kan forklare at oppdragene har samme tidsrom, at begge avsendere krever førsteprioritet og at hun mangler en avklart beslutning om rekkefølgen. Beskrivelsen gjør årsaken mulig å undersøke uten at hun må bevise en personlig helseskade.
Arbeidstilsynets veiledning om psykososialt arbeidsmiljø omtaler forventninger til blant annet oppgaver, kvalitet, tid og ressurser. En vurdering må se på hvordan kravene faktisk virker i arbeidet. At et prosjekt har flere ledere, er ikke alene dokumentasjon på at kravene er motstridende; det er forbindelsen mellom beskjedene og gjennomføringsrammene som må beskrives.
Få frem hvem som kan avklare hva
En nyttig avklaring bør være forståelig for dem som gir og mottar oppdragene. Dersom én leder endrer en prioritet uten at den andre vet det, kan motstriden komme tilbake neste dag. Det er virksomhetens organisering som må gi en fungerende ramme, ikke den ansattes evne til å gjette hvilken beskjed som vil telle mest etterpå.
Asha kan be om at de ansvarlige avklarer prioriteten og hvilke forutsetninger som gjelder. Hun trenger ikke ta stilling til en intern tvist om titler eller fullmakter. Det viktige for hennes arbeid er at det blir tydelig hvem som har gjort avklaringen, hva den gjelder og om sikkerhetsmessige forutsetninger fortsatt er oppfylt.
Arbeidskontrakt og arbeidsvilkår forklarer sentrale ord om arbeidsforholdet. En arbeidsavtale kan gi bakgrunn om stillingen, men erstatter ikke nødvendigvis den løpende prioriteringen mellom konkrete oppgaver.
Tiltak må passe til organiseringen
Et generelt råd om å planlegge bedre kan være lite treffende hvis den ansatte ikke har myndighet til å endre frister eller bemanning. Arbeidsgiveren må undersøke relevante psykososiale risikofaktorer og vurdere egnede tiltak, med arbeidstakernes medvirkning. Det er ikke et krav om at enhver travel situasjon skal løses på én bestemt måte.
Asha kan bidra med konkrete situasjoner og forklare hva hun trenger av avklaring. Virksomheten må så håndtere årsaken gjennom riktige ansvarlige. Ved fare gjelder sikkerhetspliktene og arbeidsplassens rutiner; en uavklart prioritet er aldri i seg selv en begrunnelse for å se bort fra disse.
HMS-ansvar og opplæring gir mer bakgrunn om ansvar og forståelig informasjon. I Ashas situasjon er målet en avklart arbeidsramme: Begge oppdragene er synlige, og noen med riktig myndighet har tatt stilling til motstriden.