Retting av personopplysninger: feil fakta eller faglig uenighet?
Skill dokumenterbare feil fra ufullstendige opplysninger og faglig uenighet. Et kurseksempel viser hvordan en rettingsforespørsel kan bli presis.
I et register står det at Mariam er født i 1984. Hun er født i 1994 og kan dokumentere det. I samme mappe står en vurdering hun mener er urimelig. Begge opplysningene handler om henne, men de reiser ikke nødvendigvis samme spørsmål om retting av personopplysninger.
Fødselsåret kan kontrolleres mot dokumentasjon. En vurdering må leses i sammenheng: Er den gjengitt riktig? Bygger den på feil fakta? Er den ufullstendig? Eller er Mariam uenig i konklusjonen? Før hun ber om endring, bør hun skille disse spørsmålene.
Les den nøyaktige formuleringen
Eksemplet er oppdiktet. Mariam deltok på et kurs og har bedt om innsyn i opplysningene kursarrangøren har lagret. Dokumentet inneholder tre linjer:
- Fødselsår: 1984.
- Fravær: tre kursdager.
- Veilederens vurdering ved kursslutt: Deltakeren trenger mer muntlig trening før neste nivå.
Mariam finner frem en bekreftelse som viser riktig fødselsår. Hun finner også frem kursoversikten: To av de tre dagene som er ført som fravær, var undervisningen avlyst. Til slutt viser hun til at hun allerede har gjennomført muntlige oppgaver uten hjelp. Hun ønsker at hele dokumentet skal erstattes med «Alle opplysninger var feil».
Det siste kravet blander tre forskjellige problemer. Et bedre utgangspunkt er å beskrive hver linje og hva hun mener skal endres. Da kan mottakeren undersøke feilregistreringene uten å måtte gjette hva uenigheten gjelder.
| Linje i dokumentet | Hva Mariam kan vise | Hva som bør avklares |
|---|---|---|
| Fødselsår | Dokumentasjon på riktig år | Rett en objektivt uriktig opplysning |
| Fravær | Kursdatoer og avlysninger | Undersøk om registreringen er feil eller mangler sammenheng |
| Veilederens vurdering | Andre prestasjoner og hennes forklaring | Skill vurderingens faktagrunnlag fra uenighet om konklusjonen |
En tabell er et sorteringsverktøy, ikke et vedtak. Den sier heller ikke at alle opplysninger må være like i ethvert dokument. En historisk beskrivelse kan ha et annet formål enn et felt som skal vise dagens situasjon.
Feil fakta kan kreves rettet
Retten til retting gjelder uriktige personopplysninger. Ufullstendige opplysninger kan også suppleres når det er nødvendig ut fra formålet med behandlingen. Datatilsynets veiledning om retting forklarer skillet mellom objektive feil og subjektive vurderinger.
Mariam kan peke ut fødselsåret uten å argumentere for om hun fortjener en bedre vurdering. Hun kan skrive hvilken opplysning som er feil, hva den riktige opplysningen er, og hvordan dette kan kontrolleres. For fraværet bør hun vise datoene og opplysningene om avlysning. Det er mer presist enn å sende hele kurshistorien uten forklaring.
Hun bør også lese hva fraværsfeltet faktisk betyr. Viser det dager uten oppmøte, dager med tilbudt undervisning eller dager som teller etter en bestemt kursregel? Ulike begreper kan forklare noe av forskjellen. En utydelig overskrift er ikke bevis på at Mariam tar feil, men et godt spørsmål å stille før hun trekker en konklusjon.
En korrekt gjengitt mening er ikke nødvendigvis uriktig data
Anta at veilederen faktisk skrev vurderingen på kursets siste dag. At Mariam er uenig, gjør ikke automatisk registreringen av veilederens mening objektivt feil. Hun kan likevel spørre om viktige opplysninger mangler, og om hennes innvending kan supplere det som står.
Hvis vurderingen bygger på det uriktige fraværet, bør hun beskrive sammenhengen: «Jeg ber om at fraværsregistreringen undersøkes. Jeg ber også om en forklaring på om den har påvirket vurderingen.» Det er et annet spørsmål enn å kreve at ingen noen gang skal kunne ha en annen faglig oppfatning enn henne.
Å rette et feil felt er heller ikke det samme som å kreve sletting av opplysninger. Mariam bør forklare hvilket resultat hun ber om.
Retting av data er heller ikke automatisk omgjøring av en avgjørelse. Hvis en offentlig avgjørelse bygger på opplysningene, kan Mariam samtidig trenge å følge sakens regler for klage. Hun bør ikke anta at en rettingshenvendelse stanser andre frister. Guiden om partsinnsyn og offentlig innsyn forklarer dokumentrollen før hun vurderer en slik oppfølging.
En forespørsel som kan undersøkes
Mariam lager til slutt en kort oversikt med dokumentnavn, aktuell linje, ønsket rettelse og relevant underlag. Hun sender den gjennom arrangørens oppgitte kanal. Dersom underlaget inneholder andre opplysninger, vurderer hun hva mottakeren faktisk trenger. Hun deler ikke innloggingskoder for at noen skal «rette profilen raskere».
Hun tar vare på det opprinnelige dokumentet og svaret. Hvis mottakeren bare endrer fødselsåret, kan hun se at spørsmålene om fravær og supplering fortsatt står åpne. Datatilsynets veiledning til virksomheter beskriver hvordan slike rettighetsforespørsler skal håndteres.
For ord som vedlegg, bekreftelse og saksnummer kan hun bruke oversikten over digitale skjema og søknader. Målet er at rettingen kan undersøkes punkt for punkt: feil fakta først, nødvendig sammenheng deretter, og uenighet om vurderinger som et tydelig eget spørsmål.