Skaderegister: hendelsesopplysninger er ikke fri deling av helseopplysninger
Skaderegisteret skal dokumentere relevante hendelser uten å bli en fri samling av helseopplysninger. Skill registreringsplikt, innhold, tilgang og andre meldinger.
Et lovpålagt skaderegister er ikke en fri samling av arbeidstakernes helseopplysninger. Arbeidsgiveren skal registrere relevante hendelser og sykdomsforhold etter reglene, men trenger ikke dermed hele den private sykehistorien. Formål, innhold og tilgang må holdes fra hverandre.
Arbeidsmiljøloven § 5-1 krever registrering av personskader som oppstår under utførelse av arbeid og sykdom som antas å ha sin grunn i arbeidet eller forholdene på arbeidsplassen. Registreringen er ikke begrenset til skader med sykefravær. Den har et forebyggende og dokumenterende formål.
Hele journalen blir etterspurt
I et tenkt entreprenørfirma får medarbeideren Rami en skade under arbeid. Den ansvarlige vil fylle ut skaderegisteret og ber derfor om kopi av Ramis fulle private pasientjournal. Han sier at alle helseopplysninger må inn når noe først skal registreres.
Rami spør hvilke opplysninger som faktisk hører til registeret. Hendelsen, arbeidsforholdene og andre relevante opplysninger om skaden må håndteres riktig. Det er noe annet enn at arbeidsgiveren automatisk får adgang til all medisinsk historikk.
Eksemplet avgjør ikke et konkret personvernkrav eller hvilke medisinske opplysninger som finnes i Ramis sak. Det viser hvorfor en nødvendig registrering ikke skal gjøres til en uavgrenset innsamling av private dokumenter.
Fire grenser ved samme registrering
| Grense | Hva spørsmålet gjelder | En feil utvidelse |
|---|---|---|
| Hendelse | Hva som skal registreres etter § 5-1 | Bare skader med fravær teller |
| Innhold | Opplysninger om skade, sykdom og arbeidsforhold | Hele pasientjournalen er alltid nødvendig |
| Tilgang | Hvem regelverket gir tilgang innenfor oppgaven | Alle kolleger har samme innsynsrett |
| Videre bruk | Hvordan opplysningene skal beskyttes og brukes | Registrering betyr at informasjonen kan publiseres |
Oversikten er en støtte til å lese pliktene. Den er ikke et ferdig registerskjema eller en avgjørelse om hva som er nødvendig i en bestemt sak. Virksomheten må følge gjeldende regler og relevante rutiner.
Registreringsplikten er bredere enn fraværsstatistikken
Arbeidstilsynet forklarer at personskader skal registreres uavhengig av om de fører til sykefravær. Det er derfor feil å bruke fravær som eneste filter når virksomheten avgjør om en arbeidsskade skal inn i oversikten.
Sykdom som antas å ha grunn i arbeidet eller forhold på arbeidsplassen, omfattes også av plikten. Ordet antas viser at registreringen ikke bare gjelder tilfeller der alle årsaks- og ytelsesspørsmål allerede er endelig avgjort. Det betyr likevel ikke at arbeidsgiveren skal stille en medisinsk diagnose.
Ramis hendelse kan være viktig for å forstå arbeidsmiljøet selv om han raskt kommer tilbake. Den forebyggende funksjonen forsvinner ikke fordi en skade ikke ble alvorlig. En god oversikt kan hjelpe virksomheten å undersøke gjentakende forhold og nødvendige tiltak.
Personlige medisinske opplysninger har et særskilt vern
Loven sier at registeret ikke skal inneholde personlige medisinske opplysninger uten samtykke fra den opplysningene gjelder. Arbeidsgiveren har taushetsplikt om personlige forhold i registeret. Dette skal ikke omskrives til at alt kan samles inn hvis noen bare finner et samtykkefelt i en mal.
Det er viktig å forstå hvilke opplysninger registreringen trenger, hvordan de behandles og hvilke andre personvernregler som gjelder. En uavklart etterspørsel etter full journal bør ikke begrunnes bare med at det finnes en registreringsplikt.
Artikkelen gir ingen generell samtykkeerklæring. Rami må få forståelig informasjon om den faktiske behandlingen gjennom virksomhetens ansvarlige. Spørsmål om individuelle rettigheter kan kreve nærmere veiledning.
Tilgang betyr ikke offentlighet
Arbeidsmiljøloven angir bestemte mottakere, blant annet Arbeidstilsynet, verneombud, bedriftshelsetjeneste og arbeidsmiljøutvalg. Tilgang må forstås innenfor de aktuelle rollene og reglene. Det gjør ikke registeret til en felles informasjonskanal for alle ansatte.
Arbeidsmiljøutvalg forklarer en av rollene i arbeidsmiljøarbeidet. At utvalget kan ha relevante oppgaver, betyr ikke at private detaljer skal kopieres ukritisk inn i alminnelige møtereferater.
Andre meldinger kan gjelde samtidig
Varsling ved alvorlig arbeidsulykke forklarer en annen plikt. Intern registrering og nødvendig varsel til myndigheter er ikke det samme. Det kan også finnes separate meldingskrav til andre ordninger.
I Ramis eksempel må virksomheten derfor både registrere riktig og begrense informasjonen riktig. Det er ingen motsetning mellom å ta en skade alvorlig og å beskytte personlige opplysninger. Spørsmålet er hvilket formål hvert dokument har, hvilke opplysninger det krever og hvem som faktisk trenger tilgang.